Электронный архив документов – система структурированного хранения цифровых версий документов, обеспечивающая:
- централизованное надежное хранение и обработку документов на всех стадиях жизненного цикла;
- конфиденциальность и разграничение прав доступа;
- отслеживание истории использования документа;
- удобство и скорость поиска;
- сокращение операционных затрат на делопроизводство;
- снижение риска потери и порчи оригиналов документов;
- централизованный доступ к документам с территориально разрозненных подразделений.
Вам необходим электронный архив, если у вас:
- отсутствует единая система архивной базы документов, а также контроль над ней;
- утрачиваются важные документы;
- затрачивается много времени на поиск и обработку документов.
Система электронного архива представляет собой:
- Ввод документов. Сканирование одиночных документов и потоковый ввод данных, распознавание формализованных и неструктурированных документов, верификация, добавление в архивную базу.
- Модуль поиска и просмотра документов. Контекстный поиск, поиск по реквизитам документов, поиск по комбинированным критериям.
- Модуль обработки запросов. Сбор информации по обращению к документам в электронном архиве.
Специалисты Noventiq помогут построить электронные архивы:
- клиентских досье;
- базы знаний;
- личных дел;
- первичной бухгалтерской документации;
- кадровой документации;
- объектов имущества;
- юридических документов;
- медиадокументов;
- корпоративный архив (единое хранилище документов в масштабах предприятия);
- нормативной, технической, проектной и эксплуатационной документации.